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Equiper correctement ses collaborateurs : comment faire ?

10/06/2021
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Comment équiper correctement ses collaborateurs ?

Equiper ses collaborateurs revient à s’interroger sur le mobilier à choisir ainsi que sur les accessoires confortables permettant un travail efficace dans de bonnes conditions. Aujourd’hui, le confort et le bien-être au travail sont de plus en plus importants et constituent des critères clés dans le choix d’un poste par un salarié. Se sentir bien au travail et pouvoir travailler sans danger pour sa santé, avec des équipements de qualité, permettent d’améliorer la compétitivité de l’entreprise.

Cet article vous explique comment bien équiper vos collaborateurs.

Pourquoi équiper vos salariés ?

Equiper vos collaborateurs revient notamment à choisir du mobilier adapté pour leur garantir de pouvoir travailler jour après jour dans de parfaites conditions. Les raisons d’équiper correctement ses collaborateurs sont nombreuses :

  • Du mobilier adapté est gage de productivité accrue dans l’entreprise. Le mobilier de bureau dans l’entreprise est conçu dans des normes qualitatives synonymes d’ergonomie et de confort.
  • Choisir une chaise ergonomique réglable et un bureau assis ou debout de qualité évite les mauvaises postures et les troubles musculo-squelettiques(les fameux TMS). Or, ces TMS sont bien souvent à l’origine d’arrêts maladie à répétition.
  • Cela permet d’améliorer le confort de manière générale. En effet, n’oubliez pas que vos collaborateurs passent de longues heures chaque jour à utiliser le mobilier d’entreprise. Cela est d’autant plus vrai si leur poste est sédentaire et qu’ils sont amenés à rester devant leur ordinateur.
  • Le matériel qui s’adapte aux méthodes de travail répond à une nouvelle exigence de dynamisme, au cœur de l’entreprise moderne que nous connaissons de plus en plus aujourd’hui. Le travail devient collaboratif et les concepts flexibles. Le mobilier d’entreprise doit donc pouvoir s’adapter et être modulable.
  • Un mobilier de qualité apporte une touche de design, moderne et en phase avec la conception dynamique que l’on souhaite donner à l’entreprise. Cela contribue pleinement à créer un environnement de travail agréable et zen.
  • Investir dans du mobilier ergonomique pour vos collaborateurs est bien plus rentable financièrement que de devoir faire face à des arrêts maladies répétés. En outre, les meubles d’entreprise sont conçus pour être particulièrement robustes et avoir une durée de vie élevée.

Création d’un espace professionnel pour vos collaborateurs : quelle solution choisir ?

Vous souhaitez créer un espace de travail pour vos collaborateurs ? Plusieurs choix s’offrent à vous. Soit créer des îlots de travail, choisir l’open-space sur l’ensemble de la surface de travail ou encore fermer chaque espace de travail dans des box. Comment faire pour choisir ? Il est vrai que selon la solution adoptée, l’équipement de vos collaborateurs s’en trouvera modifié.

Sachez que chaque salarié travaille de manière différente. Certains privilégient une synergie de groupe dans un open-space, tandis que d’autres préfèrent travailler seuls. Le fait de proposer ces trois types de bureaux vous permet d’aborder tous les besoins de vos salariés. Certains espaces fermés pourront répondre à un besoin de confidentialité dans les échanges, tandis que l’espace commun permettra aux salariés de travailler tous ensemble dans une ambiance studieuse. Chaque mission ne requiert pas forcément les mêmes impératifs.

Plutôt que d’équiper vos collaborateurs uniquement en solutions d’open-space, vous pouvez combiner plusieurs idées et choisir des équipements mixtes. Cela vous permettra de prévoir plusieurs espaces, en laissant la possibilité à vos collaborateurs de choisir quand cela est possible.

Idées pour aménager une salle de repos

La salle de repos est le cœur de l’entreprise, l’endroit où vos collaborateurs se détendent après de longues heures de travail acharné. L’équipement de cette salle ne doit donc pas être laissé au hasard. Choisissez de préférence des couleurs douces et n’hésitez pas à jouer avec les cloisons et le mobilier. Vous pouvez jouer sur les couleurs en les adaptant à votre charte graphique par exemple. Sans oublier d’investir dans des mobiliers conviviaux à l’instar de fauteuils, poufs, canapés et tables basses.

salle de repos

Equiper correctement vos collaborateurs en matériels de dernière technologie

Pour permettre à tous vos collaborateurs de pouvoir travailler correctement au quotidien vous devez leur fournir du matériel high tech, proposant les dernières technologies disponibles sur le marché. En pratique, nombreuses sont encore les entreprises à utiliser des outils informatiques obsolètes qui obèrent la performance générale. Les salariés doivent pourtant réaliser leurs missions convenablement, ce qui nécessite de se doter d’outils de travail adaptés. Entre les imprimantes, le serveur et les ordinateurs de travail, il n’est pas toujours facile de faire le bon choix.

Choisir les ordinateurs de bureau de vos salariés

Lorsque vous vous interrogez sur les meilleures solutions pour équiper votre entreprise, la première chose à laquelle vous pensez sûrement est le choix des ordinateurs de bureau. Cet outil est indispensable aujourd’hui pour les entreprises, quel que soit votre secteur d’activité. Et ce, d’autant plus si vos collaborateurs restent de longues heures devant leurs écrans. Ils ont alors besoin de pouvoir gérer leurs tâches facilement et rapidement.

Un ordinateur de dernière génération avec son support permet d’améliorer la performance de vos collaborateurs et donc de ce fait la compétitivité de votre entreprise. Ce simple équipement constitue bien souvent le centre névralgique de la vie de l’entreprise. D’où l’importance de faire le bon choix parmi les très nombreux modèles qui existent sur le marché, proposant des performances et des capacités différentes.

Pour être certain de choisir les ordinateurs de bureau qui conviennent, il vous faut prendre en compte plusieurs éléments. La dimension de votre entreprise, les besoins de votre activité et de vos employés. A titre d’exemple, un commerce qui enregistre des centaines de vente chaque jour n’optera pas pour le même ordinateur qu’une petite entreprise de services. Ce dernier devra être plus performant et permettre d’enregistrer toutes les informations, notamment en référence aux stocks disponibles.

Certaines caractéristiques ressortent en priorité :

  • Le processeur et sa vitesse de fonctionnement.
  • Les dimensions de l’écran. Il arrive bien souvent que les cadres disposent de plusieurs écrans pour les aider à réaliser différentes tâches informatiques en temps réel.
  • L’espace de stockage.
  • La mémoire RAM, ou mémoire vive.

Les mobiliers des bureaux de travail

Vos collaborateurs passent leurs journées dans les locaux de l’entreprise. En plus de l’ambiance générale qui doit être au beau fixe, les équipements choisis doivent contribuer au  bien-être de vos salariés. Pensez donc à investir dans du mobilier de bureau de qualité. Cela fait partie des incontournables pour équiper votre entreprise en faisant les meilleurs choix possibles. Vous devez donc penser à certains équipements en particulier, comme les bureaux de travail, les fauteuils, les placards de rangement et les armoires.

Pensez également à choisir des chaises ergonomiques réglables et confortables pour vos clients ainsi qu’une petite table basse à installer dans une salle d’attente ou une salle de repos par exemple. Dans tous les cas nous vous conseillons de vous enquérir des besoins de vos collaborateurs et des attentes des usagers afin de prévoir le nécessaire en termes de mobilier. N’oubliez pas que le sentiment de bien-être est important pour améliorer la productivité de vos collaborateurs.

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Equiper vos locaux avec une imprimante multifonctions

L’imprimante figure parmi les équipements indispensables à avoir dans une entreprise. Selon les marques et les modèles les tarifs vont du simple au double. Une imprimante tout en un vous permet d’économiser de l’argent puisque vous disposez d’un équipement multifonctions qui joue plusieurs rôles. Cela vous aide également à optimiser l’espace au maximum en vous évitant d’avoir à installer plusieurs équipements qui prennent de la place.

De manière simultanée, une imprimante tout en un remplit les fonctions suivantes (de manière non exhaustive) : imprimante, photocopieuse, scanner et fax.

Le choix du vidéoprojecteur pour la bonne marche de vos réunions

Pour garantir le parfait fonctionnement d’une entreprise, la tenue des réunions d’équipe occupe une place importante. Equipement clé dans une réunion d’équipe, le vidéoprojecteur doit être choisi avec soin. Il participe à assurer la marche de vos activités collaboratives dans l’entreprise ainsi que certaines formations. Vous pouvez l’utiliser à différentes occasions : pour réaliser des présentations, des formations et des conférences.

Le vidéoprojecteur avec son bras porte écran s’installe généralement dans la salle de réunion, lieu où il est utilisé le plus souvent. Pour choisir le modèle qui conviendra dans votre entreprise, interrogez-vous sur la fréquence d’utilisation de cet appareil, ainsi que la fréquence de son déplacement. Souhaitez-vous qu’il puisse être mobile pour le déplacer à différents endroits ou bien acceptez-vous de l’installer à un emplacement fixe ? De la même manière, posez-vous la question de la qualité d’image que vous souhaitez obtenir de préférence. Tout dépend de la marque et du modèle en particulier.

Penser à la décoration des locaux d’entreprise

Qui dit équipement de vos collaborateurs dit également décoration des locaux d’entreprise. Cela répond à un objectif de bien-être et d’harmonie d’ensemble dans l’environnement de travail de vos collaborateurs. N’oubliez pas que les salariés passent généralement plus de 7 heures par jour dans l’entreprise. Les locaux doivent donc être aménagés avec goût pour leur donner envie de travailler et de rester dans l’entreprise. Une décoration terne et morne, sans verdure ni aucun agrément entraîne implicitement une baisse de la motivation chez les salariés. Cela est d’autant plus vrai que ces dernières années ont accéléré la disparition de la frontière entre vie professionnelle et vie privée. L’ambiance, le confort des locaux et la décoration impactent donc le bien-être de vos collaborateurs et donc forcément leur niveau d’implication.

Nous vous conseillons donc d’opter pour du contemporain et du design. Conservez toujours des meubles fonctionnels, sans aller jusqu’à l’extrême. Vous devez donc trouver la juste mesure entre une décoration contemporaine et de qualité et l’ajout de mobiliers ergonomiques, pratiques, robustes et fonctionnels. Si vous avez des doutes vous pouvez tout à fait vous rapprocher d’un professionnel de l’aménagement des espaces professionnels et bien sûr interroger vos collaborateurs pour leur demander leurs avis sur la question. S’interroger sur leurs envies leur donnera l’impression d’être entendus et donc impliqués dans l’aménagement de leur lieu de travail, ce qui est un atout de taille pour l’ambiance générale.

Prévoir des machines à café et distributeurs d’eau fraîche

Equiper vos collaborateurs ne se résume pas à leur fournir du matériel pour travailler correctement. Il faut également penser à leurs besoins en termes de nourriture et de boisson. En plus d’une cantine d’entreprise, vous pouvez ajouter une machine à café (voire plusieurs si l’entreprise comporte plusieurs étages) et des distributeurs d’eau fraîche (et d’eau chaude).

Pour apporter un petit plus et accroître le bien-être de vos collaborateurs, libre à vous d’ajouter un distributeur de nourriture saine, comme un distributeur de fruits par exemple. Entre fontaine à eau et fruits frais (voire pressés), vos salariés ont tout ce qu’il leur faut pour être motivés et dynamiques jour après jour. Cela participe à maintenir vos collaborateurs en pleine santé tout en leur faisant plaisir et en contribuant à stabiliser leur jauge d’énergie tout au long de la journée.

Penser aux outils collaboratifs et de communication

Pour équiper vos collaborateurs, qu’ils travaillent en présentiel ou en télétravail, il vous faut prévoir certains outils de travail collaboratif et favorisant la bonne communication. Un salarié, surtout en télétravail, doit pouvoir conserver un contact ténu avec son entreprise et communiquer en temps réel. Vous devez donc prévoir différents outils de travail collaboratif, certains étant disponibles en ligne, gratuitement ou en contrepartie d’un abonnement payant.

Vous pouvez également utiliser des solutions de partage des documents en ligne, un mail permettant au salarié de pouvoir accéder à ses courriels à distance, ou encore un agenda partagé entre plusieurs groupes de travail. Un salarié travaillant de chez lui doit dans tous les cas maintenir le contact avec les membres de l’équipe, en utilisant notamment des outils de chat et de messagerie instantanée. Les réunions se tiennent virtuellement, via un logiciel gratuit ou payant de visioconférence.

Bon à savoir : équiper vos collaborateurs en outils de travail collaboratif et de communication implique toujours de prendre en compte les impératifs de sécurité informatique. Une petite formation sur les dangers du piratage informatique et les moyens de s’en prémunir est souvent de circonstances. De la même manière, vous devez veiller à garantir une connexion sécurisée et la préservation des données confidentielles et sensibles de l’entreprise.

Organisme de formation dans la prévention de la santé, NEO FORMA est spécialisé dans les gestes et postures et vous propose des formations élaborées par des professionnels pour améliorer le bien-être de vos salariés au quotidien.

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