Intégrer un nouveau collaborateur est toujours une étape importante qui ne doit pas être négligée. En effet, du côté du futur collaborateur comme du manager, l’intégration doit être réussie afin de commencer une expérience professionnelle sur de bonnes bases. Il y a toujours un peu d’appréhension mais également de l’impatience de débuter dans une nouvelle entreprise, dans un nouveau cadre de travail. Pour un chef d’entreprise ou un manager, les premières impressions envers leur nouvelle recrue sont également importantes. Près d’une personne sur deux estiment que les mesures prises par leur entreprise concernant le bien-être au travail ne sont pas suffisantes ou adéquates d’après un sondage effectué par Hays France & Luxembourg sur LinkedIn. Il apparaît donc vital de prendre des mesures afin d’améliorer le bien-être au travail auprès des salariés, notamment les nouveaux.
Préparer l’arrivée de son nouveau collaborateur
Avant l’arrivée même de son futur salarié ou collaborateur, il faut penser à plusieurs choses :
- Lister tout le matériel dont le salarié aura besoin
- Veiller à l’aménagement dont aura besoin votre nouvelle recrue
- Budgétiser les besoins qu’induit l’arrivée d’un nouvel employé
Ainsi, après en avoir discuté avec lui durant les entretiens et échanges effectués lors du processus de recrutement, il lui faudra du matériel adapté. S’il lui faut un ordinateur personnel avec des logiciels spécifiques, il faut bien évidemment le commander en amont et veiller à son bon fonctionnement et à que tout soit installé lors de son arrivée dans l’entreprise. Les autres différents besoins matériels devront également être réfléchis et budgétisés pour rester en cohérence avec les moyens financiers de votre entreprise.
Il faut également, lors du recrutement d’une nouvelle personne, lui accorder un espace personnel et suffisant pour ses missions. Il faut donc avoir la capacité de le lui offrir. Il faut à un employé de bureau un espace de travail assez grand pour travailler dans de bonnes conditions, qu’il soit en bureau individuel ou dans un Open-Space. Par ailleurs, si votre nouveau salarié est en situation de handicap, il faut que l’accessibilité à son poste de travail soit facilement possible. Il faut penser également à un espace aménagé et donc une place potentiellement plus importante que pour un salarié sans handicap. Retrouvez notre article sur le handicap en entreprise et ses spécificités si vous souhaitez en savoir plus.
Avant l’arrivée du nouveau collaborateur sur son nouveau lieu d’entreprise, il faut prévenir les autres membres de votre équipe, en particulier ceux qui seront amenés à travailler avec lui. En effet, on ne recrute pas quelqu’un sans en parler avec ses futurs collègues. Aussi, on ne prévient pas à la dernière minute de l’arrivée d’une nouvelle personne dans l’entreprise. Bien entendu, si vous êtes une très grosse entreprise, tous les salariés, notamment ceux des autres secteurs, ne sont pas obligés d’être alertés plusieurs mois à l’avance. En revanche, pour ceux qui travailleront directement en étroit lien avec l’employé fraîchement recruté, il faudra qu’ils soient au courant et pourquoi pas offrir à ces derniers la possibilité d’échanger avant avec le futur employé. Vous pouvez aussi désigner à la personne recrutée, un tuteur à qui se référer directement en cas de questionnement ou de problème afin que le nouveau collaborateur ait toutes les informations qu’il lui faut. Il est préférable que ce dernier fasse partie de son équipe de travail directement.
Organiser un parcours d’intégration
Évidemment, le premier jour, le nouveau membre ne doit pas être jeté dans le grand bain directement. Il va lui falloir le temps de s’acclimater à son nouvel environnement de travail et à ses nouveaux collègues. Il lui faudra une période de formation pour s’intégrer et s’adapter. Tout d’abord, il a besoin de rencontrer et de discuter avec les autres salariés de travail. Ces derniers pourront l’aider à mieux comprendre ses missions et l’aider à découvrir son environnement de travail ainsi que sa nouvelle équipe. Si cela n’avait pas déjà été fait auparavant, il est nécessaire de faire visiter les locaux durant la première journée à la nouvelle recrue afin qu’elle puisse se repérer et découvrir les infrastructures ainsi que son poste de travail. Il est important le premier jour qu’elle soit présentée aux autres salariés afin que tout le monde puisse découvrir la nouvelle recrue.
Le parcours d’intégration doit aussi être détaillé avec une partie sur l’histoire et la culture de l’entreprise. Il est important pour le nouvel employé de bien connaître l’entreprise, son domaine, son histoire et ses ambitions. Cela permet au salarié de confirmer ses attentes et questionnements. Il faut pour le manager en charge de son intégration mettre en avant les avantages et forces de l’entreprise ainsi que les démarches qu’elle entreprend (démarche RSE, inclusion, bien-être au travail…
Il est primordial aussi de refaire un point détaillé sur les missions et informations que va avoir à effectuer la nouvelle recrue. Lors de sa première journée, il faut repasser en revue ses différentes missions et fixer également les objectifs que devra atteindre votre nouvel employé. Si votre recrue doit utiliser des logiciels ou des applications spécifiques, il faut que vous lui montriez et expliquiez comment elles fonctionnent. Il faut aussi que l’employé crée ses propres identifiants pour y accéder. Tout ceci fait partie des bases à l’accueil et l’intégration d’un nouveau membre
Des formats d’intégrations spécifiques
En plus d’une intégration dite classique, d’autres formations complémentaires peuvent être effectuées afin de compléter l’arrivée d’un nouveau collaborateur dans son entreprise. En premier lieu, pour un travail nécessitant des précautions particulières et des règles de sécurité à respecter sur son poste de travail mais aussi en dehors, alors une formation d’accueil sécurité peut s’avérer indispensable. Les formations accueil sécurité permettent aux nouveaux membres de pouvoir comprendre et appliquer par la suite les règles de sécurité primordiales pour leur nouveau poste. Les formations accueil sécurité sont expressément dédiées aux nouveaux arrivants. Pour ceux déjà présents, des formations sécurité peuvent être prévues afin de se remettre à jour sur toutes les règles de sécurité liées au métier spécifique. Chaque secteur d’activité peut avoir sa formation sécurité ou accueil sécurité dédiée. Chez Neo Forma nous proposons des formations accueil sécurité sur-mesure en fonction de votre entreprise et de vos besoins.
Par ailleurs, pensez également aux processus d’intégration en E-learning. Ce format original permet à votre nouveau membre de suivre une étape de son parcours d’intégration de manière originale et interactive. Les formats E-learning sont de plus en plus utilisés en entreprise afin de changer des formations classiques. Ils permettent aux salariés de se former en ligne de manière plus simple et plus rapide. Ces derniers se sentent encore plus concernés et acteurs de leur formation en y participant directement. Ils sont sollicités par des questions, des mises en situation avec les réponses et les explications qui vont avec. Neo Forma propose des formations en E-learning pour tous en fonction du domaine d’activité.
Un processus d’intégration sur le long-terme
Évidemment, une période d’intégration initiale dure généralement un jour, peut-être deux. Cependant, une intégration globale dans une nouvelle équipe ne prend pas seulement quelques jours, elle se fait sur le long-terme, pendant plusieurs semaines. Premièrement, il y a toujours une période d’essai pour tout nouveau membre qui varie entre 1 et 2 mois en fonction du poste. Cette étape permet à l’employeur d’évaluer les compétences de son nouvel employé et voir s’il correspond à ses attentes. Pour le salarié, cela lui permet aussi de voir si les missions sont conformes.
Au début, il est important de réaliser des points réguliers avec son nouvel employé pour savoir si tout va bien, afin d’évoquer ses missions et ses besoins d’informations éventuels. Il est très important d’être à l’écoute de sa nouvelle recrue et de faire en sorte qu’elle se sente bien au sein de son équipe et de son travail. 89% des salariés estiment que leur patron doit veiller à leur bien-être au travail d’après une enquête Hays en 2020. Le fait de prendre du temps avec chacun de ses membres est important et ne doit pas être négligé. Une liste d’objectifs peut être fixée entre le responsable et le salarié et des points réguliers pourront être faits afin de s’assurer de la bonne réalisation des tâches. En réalisant des bilans réguliers, le salarié sentira que l’importance de son bien-être et de son intégration est pris en compte et valorisé.
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